Структура

Адрес: ул. Советская д.2, п. Тарасовский, Тарасовский район, Ростовская область, 346050; тел.: 8(86386) 31617; электронный адрес: tararhiv@mail.ru

Основными задачами и функциями архивного сектора являются:

1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:

- хранение и учет документов, принятых в Сектор (архив), предоставление в установленном порядке учетных данных в Комитет;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- подготовка, представление Администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Секторе (архиве).

2. Архивный сектор обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Ростовской области, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования и Ростовской области;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Ростовской области, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий Администрации, которыми она наделена;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Ростовской области;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архивного сектора;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности;

2.1 В архивохранилище документов по личному составу Сектора хранятся законченные делопроизводством документы по личному составу, в том числе:

- ликвидированных, реорганизованных, изменивших форму собственности учреждений, организаций, предприятий, не имеющих правопреемников или вышестоящих организаций;

- учреждений, организаций, предприятий, деятельность которых ограничена территорией муниципального образования, независимо от форм собственности, а также их предшественников- источников комплектования архивного сектора;

- организаций–источников комплектования архивного сектора администрации района, не имеющих условий для хранения документов по личному составу.

В состав документов архивохранилища документов по личному составу входят следующие категории документов:

- документы по личному составу сроками хранения до 75 лет (организационно-распорядительные документы, личные дела, учетные документы, бухгалтерские документы);

- документы долговременного (свыше 10 лет) и временного срока (до 10 лет) хранения организаций – источников комплектования, а также ликвидированных организаций при отсутствии у них правопреемника или вышестоящей организации (до истечения срока хранения этих документов);

- научно-справочный аппарат Архивного сектора (описи, картотеки, указатели, исторические справки) и учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, дела фондов и др.)

2.2 Архивохранилище документов по личному составу:

- принимает документы по личному составу от ликвидированных учреждений, организаций, предприятий, не имеющих правопреемников, деятельность которых ограничена территорией муниципального образования независимо от форм собственности и их предшественников;

- хранит и обеспечивает сохранность документов, принятых в архивный сектор

- ведет учет хранящихся в архивном секторе документов, представляет Комитету по управлению архивным делом Администрации Ростовской области в установленном порядке сведения о составе и объеме фондов архивного сектора;

- составляет и ведет картотеку о местонахождении документов по личному составу ликвидированных предприятий, а также действующих предприятий, расположенных на территории района;

- оказывает учреждениям, организациям, предприятиям методическую и практическую помощь в проведении экспертизы и упорядочения документов, проводит обработку и описание документов, поступивших в архивный сектор в неупорядоченном состоянии;

- участвует в проведении семинаров по повышению квалификации работников учреждений, организаций и предприятий по вопросам работы с документами по личному составу;

- создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат (описи, каталоги, указатели и т.п.) к документам по личному составу, хранящимся в архиве;

- организует использование документов: в установленном порядке выдает учреждениям, организациям, предприятиям документы во временное пользование; исполняет запросы; исполняет запросы учреждений, организаций, предприятий, выдает по заявлениям граждан архивные справки, копии, выписки, подтверждающие трудовой стаж, размер заработной платы и другие сведения, необходимые для оформления пенсий гражданам и решения других социально-правовых вопросов;

- выдает архивные справки о не сохранности документов по личному составу;

- консультирует граждан и организации по вопросам местонахождения документов по личному составу;

- осуществляет поиск документов по личному составу, запрашивает от структурных подразделений администрации, архивов организаций-источников комплектования сведения, необходимые для исполнения запросов граждан

3. Сектор по согласованию с Администрацией может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях;

4. Документы негосударственной части Архивного фонда Ростовской области поступают на хранение в архивный сектор в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и Сектором, действующим от имени Администрации района при наличии доверенности.

5. Комплектование архивного сектора документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для Тарасовского района, в т.ч.:

- составление списков организаций-источников комплектования Сектора, утвержденных главой Администрации Тарасовского района и согласованных Комитетом по управлению архивным делом Администрации Ростовской области, систематическая работа по их уточнению;

- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в архивный сектор;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном секторе.

6. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий Администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

- проведение обследования состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций-источников комплектования архивного сектора и инструкций по делопроизводству;

- рассмотрение и представление в Комитет поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;

- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в архивный сектор в порядке, установленном Комитетом;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводства, распространение их положительного опыта;

- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов, ответственных за делопроизводство.

7. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:

- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов архивного сектора по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в т.ч. на договорной основе;

- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации и публикационная деятельность;

- исполнение тематических, социально-правовых запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивного сектора, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

8. Реализация отдельных государственных полномочий Администрации в сфере архивного дела при наделении ими Администрацией Ростовской области в установленном порядке, в т.ч. контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.

Перечни информационных систем, банков данных, реестров, регистров, находящихся в ведении архивного сектора Администрации района

1. Система «Дело»;

2. СМЭВ с Пенсионным фондом Ростовской области и МФЦ;

3. База данных «Архивный фонд»;

4. Реестр документов по приватизации жилищного фонда Тарасовского района;

5. Реестр описей научно-справочного аппарата.

Нормативно-правовые акты

1. ФЗ от 06.10.2003г № 131 «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ»

2. ФЗ от 22.10.2004г № 125 «Об архивном деле в РФ»

3. Областной закон от 12.03.2007г № 638-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области»

4. Концепция развития архивного дела в РФ на период до 2020г.

5. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», зарегистрированные приказом Минюста России 31.03.2015г № 526, рег. № 38830.

6. Положение об архивном секторе, утвержденное распоряжением главы Администрации Тарасовского района от 21.01.2015г № 17.